Visioconférence

Mis à jour : samedi 31 janvier 2015

 

La visioconférence vous permet d'organiser des réunions conviviales, pendant lesquelles vous pouvez voir vos interlocuteurs et partager des documents avec eux depuis votre ordinateur portable.
Ne négligez pas cet outil de communication facile d'accès car disponible dans tous les hôpitaux !
  

Visioconférence entre deux hôpitaux

La plupart du temps, les hôpitaux sont équipés d'au moins une salle de visioconférence et utilisent une technologie qui facilite la connexion entre deux sites. Pour organiser une réunion entre deux hôpitaux, vous devrez donc :

  • proposer plusieurs créneaux horaires aux participants (pour cela, vous pouvez utiliser un petit outil très pratique : Doodle). Vous augmentez ainsi les chances que les salles de visioconférence soient disponibles sur au moins l'un de ces créneaux
  • réserver la salle de visioconférence, souvent auprès du secrétariat du service dans lequel elle se situe. Sinon, vous pouvez contacter la direction informatique de votre établissement, qui saura vous diriger vers la bonne personne ressource.
  • prévoir la présence du technicien responsable du matériel, pour qu'il fasse la connexion avec le site distant au début de la réunion. Si possible, lui demander qu'il reste non loin de votre salle en cas de problème technique durant la réunion.
  • prévoir d'arriver 10-15 minutes avant le début de la réunion, afin de réaliser quelques réglages de caméra, et de se familiariser avec la télécommande si vous n'avez jamais utilisé le matériel auparavant.
  • En cas de problème pour votre organisation, n'hésitez pas à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. .

Visioconférence entre plusieurs hôpitaux


Pour pouvoir relier plusieurs sites lors d'une réunion en visioconférence, il est nécessaire d'utiliser ce que l'on appelle un "pont de visioconférence". Si vous souhaitez organiser une réunion entre plusieurs établissements, Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. pour obtenir une assistance.
 

Quelque soit le nombre de sites participant à votre réunion, n'oubliez pas que la visioconférence permet des réunions très efficaces, mais demande aussi beaucoup de concentration et d'attention. Privilégiez donc des réunions d'une durée maximale de 2h.

 

Alternatives pour l'organisation de réunions

Vous ne pouvez pas vous déplacer ou faire déplacer tous les participants d'une réunion ? Voici quelques pistes de réflexion pour exploiter au mieux les nouvelles technologies et espacer vos réunions "de visu".
 

Télécharger le document "Organiser des réunions : quel outil pour quelle occasion ?"

Voir aussi les outils de réunion Doodle, Webex et Join.me